Optimizá tu tiempo: técnicas para organizarte

¿ Sentís que necesitarías que el día tuviese más horas? ¿Pensás que de esa forma te alcanzaría el tiempo? Todo el mundo vive corriendo, sin saber muchas veces detrás de qué.

Lo cierto es que el tiempo es lo único que no podemos recuperar, es lo más preciado que tenemos y por eso tenemos que cuidarlo y darle su valor. Lo que sí podemos intentar es optimizarlo, ser más productivos para que rinda mejor y no sentir que corremos sin una meta clara. Pero ¿qué precio estamos dispuestas a pagar por lograr ese rendimiento tan anhelado?

Muchas veces la alta productividad se asocia al estrés, pero, en realidad, te proponemos todo lo contrario: ¡organizate mejor para bajar tu nivel de estrés! Y esto aplica tanto para el ámbito laboral como para el personal.

1. Priorizar es lo Primero.
¿Tenés una lista interminable de cosas que “tenés que hacer”? Hacé un stop. Aprendé a priorizar. Vivimos estresados y con la ilusión de que algún día tendremos tiempo libre para dedicarnos a ese hobby que amamos o a ese proyecto que tanto anhelamos. Así que te proponemos que separes los temas profesionales de los personales y les asignes la categoría de urgente, importante y poco importante para lograr darles lugar a todos tus proyectos. Por otra parte..., ¡qué difícil resulta a veces decir que no! Pero es importante aprender a llevar una agenda alineada a los deseos propios, y no a los ajenos. Así que, para poder priorizar, es clave que pongas tus tareas por encima de las que te piden otros.

2. Tu mente no es una agenda.
Es imposible que tu cerebro almacene todo lo que tenés que hacer. Eliminá esa sobrecarga de información innecesaria y optá por la agenda de papel, la del celular o cualquier alternativa que te resulte. ○ Anotá absolutamente todo, sea particular o laboral, importante o secundario, para generar el hábito. ○ Distinguí lo que es personal de lo laboral, por ejemplo, con un color diferente. ○ Consultá tu agenda cada mañana y chequeá si hace falta agregar algo o simplemente visualizá claramente lo que hay programado. ○ Llevá tu agenda siempre con vos y no aceptes ninguna reunión o compromiso sin consultarla. ○ Al momento de agendar, tratá de ser consciente de lo que vas a poder hacer. No sobrecargues tu agenda. ○ Y recordá: lo que no se agenda, no se hace, ¡no existe!

3. Madrugar es activar.
Según varios estudios científicos, la mayoría de las personas somos más productivas en las primeras horas del día. Son las horas ideales para realizar actividades que involucren la creatividad, planificación e innovación. Sin embargo, es habitual que vayamos procrastinando durante la jornada las tareas que nos resultan más complicadas. Tené el hábito de comenzar el día haciendo lo que más esfuerzo te implica a primera hora. Se sabe que Bill Gates y Mark Zuckerberg se despiertan ¡muy temprano! Y ellos de esto sabrán, ¿no?

4. El ocio es productivo.
Todas esas actividades que hacemos en nuestro tiempo libre, generalmente recreativas y que no tienen que ver con nuestro trabajo, son más valiosas de lo que creés. Muchas empresas incorporaron el tema del ocio en los ámbitos laborales para impulsar el rendimiento de sus empleados, que, al sentirse felices en sus trabajos, aumentan su productividad. Si sos emprendedora o si trabajás desde tu casa: ¡es primordial que establezcas tus propios horarios y cortes para lograr por tus propios medios ese equilibrio tan necesario!

5. Técnica Pomodoro.
Consiste en dedicar un tiempo de concentración absoluta a una tarea (generalmente, de 25 minutos), sin ningún tipo de interrupción. Luego de cada bloque pomodoro, se sucede un período de pausa corta (suele ser de 5 minutos). Un pomodoro no se puede pausar ni dividir; si no es posible postergar la interrupción, el pomodoro se cancela para luego reiniciarlo. Para esto es necesario eliminar cualquier tipo de agentes de distracción tales como el celular o la consulta de redes sociales mientras realizamos la tarea.

6. No al multitasking.
Estamos acostumbrados a hacer varias cosas a la vez: trabajo, quehaceres domésticos, tareas vinculadas con el cuidado de los niños, organización, toma de decisiones, ¡basta! Está comprobado que esto aumenta el estrés y la ansiedad, con el consecuente agotamiento físico y mental. Además, baja la eficiencia de las tareas que desarrollamos en forma simultánea. Por eso, tratá de “atacar” los temas de a uno por vez. El tema de priorizar vuelve a tomar protagonismo y tenés que lograr discernir entre lo urgente y lo que no lo es tanto. Y si trabajás en tu casa, ¡las horas laborales son eso y nada más! Ni el lavarropas ni un budín en el horno son parte del proceso.

En definitiva, tomando conciencia y aprendiendo a manejar mejor tu tiempo, haciendo uso de las técnicas de gestión disponibles, vas a acercarte mucho más rápido a tus objetivos y a abandonar el hábito de procrastinar. ¿Qué vas a cambiar en tu rutina a partir de mañana para sacarle más jugo a tu tiempo?

Por Sandra Felsenstein, Ingeniera industrial. Directora y fundadora de DINKA.